Smart Audit untersucht eingereichte Rechnungen automatisch und mit KI-Unterstützung nach möglichen Verstößen gegen die Compliance-Regelungen von Unternehmen und hat dabei laut Rydoo eine Genauigkeit von mehr als 97%. Das Ergebnis: Bei 14% der seit 2024 überprüften 10,2 Millionen Belege wurde ein mögliches Compliance-Problem markiert. 

Diese 14% setzen sich zusammen aus 9% unabsichtlichen Verstößen und 5% absichtlichen Betrugsversuchen. Unabsichtliche Verstöße sind beispielsweise Belege mit fehlenden Daten, unklaren Vorschriften oder falscher Kategorisierung, während die Betrugsversuche doppelt eingereichte, manipulierte oder gefälschte Rechnungen umfassen. 

Die häufigsten Gründe für Verstöße

Fast drei Viertel aller Compliance-Probleme entfallen auf Veranstaltungen (30%), eine fehlerhafte Dokumentation (27%) oder das Übertreten von Ausgabenlimits (17%). Danach folgen die Betrugsversuche in Form von doppelt eingereichten Rechnungen (13%) und verbotenen Käufen (6%). Manipulierte Belege, die auch das noch junge Phänomen der KI-Fälschungen umfassen, machen zwar nur 3% aus, dürften aber laut Experten in naher Zukunft für fast ein Drittel aller Betrugsversuche sorgen.

Um die finanziellen Auswirkungen zu zeigen, hat Rydoo ein Beispielszenario erstellt. Dabei handelt es sich um ein Unternehmen mit 650 Angestellten und 39.000 Belegen im Jahr, von denen jeder im Durchschnitt 75 Euro beträgt. Von den insgesamt 2,925 Millionen Euro an Erstattungen beträgt die Summe der irrtümlichen Auszahlungen bei 14% Compliance-Verstößen stolze 409.500 Euro pro Jahr.

Sebastien Marchon, CEO von Rydoo kommentiert: „Schon ein geringer Prozentsatz an problematischen Belegen ist genug, um sich auf stattliche finanzielle Auswirkungen zu summieren. Der beste Schutz dagegen wäre ein noch genaueres Prüfen. Allerdings fällt dafür bereits heute mehr Zeit an als eigentlich vorhanden. Rydoo arbeitet deshalb intensiv daran, den Unternehmen hier das Leben einfacher zu machen.“

Einsparpotenzial bei Fällen ohne Problem

Auf der positiven Seite besteht bei den Rechnungen ohne Compliance-Problem das große Potenzial. Laut Rydoo sind rund 70% aller Belege einfach und niedrigschwellig genug, um Überprüfung und Erstattung vollständig zu automatisieren. Dies könne mehrere Hundert Arbeitsstunden jährlich frei machen. Auch bei den Ausgaben, bei denen ein Mensch das finale Wort haben sollte, könne die Technologie vieles vereinfachen, heißt es.

Texterkennung und Auto-Übersetzung beseitigen Sprachprobleme und sorgen für einheitliche Formate. Scanner wie Smart Audit markieren Verdachtsfälle und klare Verstöße automatisch und ersetzen somit eine lange Recherche. Das Tool erkennt auch KI-Fakes oder andere Manipulationen, mit denen das menschliche Auge Probleme hätte, und kann Unternehmen somit Tausende Euro sparen.

„Unsere Analyse zeigt das ganze Ausmaß von Gefahren und Chancen, die moderne Technologien im Spesenmanagement mit sich bringen - insbesondere die KI“, sagt Sebastien Marchon: „Die gute Nachricht ist die, dass die positive Seite dabei stark überwiegt. Die meisten Belege sind problemlos. Dadurch lassen sich viele Vorgänge automatisieren. Auch Versehen und Betrugsversuche fallen dank Smart Audit deutlich seltener durch das Raster. Spesenmanagement ist damit so schnell, transparent und sicher wie nie zuvor.“ (red)